オンラインとリアルを融合させたハイブリッド展示会の作り方
新型コロナウイルスの感染拡大は、ビジネスイベントの在り方を大きく変えました。特に展示会は、従来の対面式からオンラインへ、そして現在ではその両方を組み合わせたハイブリッド形式へと進化しています。ハイブリッド展示会は、会場に足を運ぶ参加者と、オンラインで参加する視聴者の両方にアプローチできる新しい形態として注目されています。
この記事では、効果的なハイブリッド展示会を企画・実施するための具体的な方法について解説します。オンラインとリアルの良さを最大限に活かし、より多くの成果を生み出す展示会の作り方を、株式会社展示会営業マーケティングの知見を基に詳しくご紹介します。コロナ後の新たなビジネス機会創出に向けて、ぜひ参考にしてください。
ハイブリッド展示会の基礎知識と最新トレンド
ハイブリッド展示会とは何か
ハイブリッド展示会とは、実際の会場で行われるリアルな展示会と、オンライン上で提供される仮想展示会を組み合わせたイベント形式です。参加者は、会場に足を運んで直接製品やサービスに触れる体験ができる一方、地理的・時間的制約のある方々はオンラインで展示内容を閲覧したり、セミナーに参加したりすることができます。
この形式の最大の特徴は、リアルとバーチャルの両方の利点を活かせる点にあります。製品の実物を見たい参加者は会場へ足を運び、遠方からの参加者や多忙な方はオンラインで参加するという選択肢を提供することで、より多くのステークホルダーにリーチすることが可能になります。
従来の展示会との違い
従来の展示会とハイブリッド展示会には、いくつかの重要な違いがあります。以下に主な相違点をまとめました：
| 項目 | 従来の展示会 | ハイブリッド展示会 |
|---|---|---|
| 参加範囲 | 会場に来場できる人のみ | 世界中どこからでも参加可能 |
| コスト構造 | 会場費、装飾費が高額 | オンライン部分の技術投資が必要 |
| データ収集 | 限定的（アンケート、名刺交換など） | 詳細な行動データを自動収集可能 |
| コンテンツ寿命 | イベント期間のみ | アーカイブとして長期活用可能 |
| 体験価値 | 五感を使った直接体験 | リアル体験とデジタル体験の融合 |
ハイブリッド形式の最大のメリットは、リーチの拡大とデータ収集の充実ですが、一方で技術的な準備や二重の運営体制が必要になるというデメリットもあります。
最新のハイブリッド展示会事例
国内外で成功しているハイブリッド展示会の事例をいくつかご紹介します：
「CEATEC 2022」では、リアル会場での展示と同時に、3D仮想空間を構築して出展企業のブースをバーチャルで再現。来場者はアバターを操作して展示を見学し、オンラインでも商談ができる環境を整えました。
「東京モーターショー」もハイブリッド形式を採用し、会場での実車展示に加えて、オンラインでの新車発表会や技術セミナーをライブ配信。さらにVR技術を活用して、自宅からでも車内空間を体験できるコンテンツを提供しました。
海外では「CES（Consumer Electronics Show）」が、リアル会場とデジタルプラットフォームを組み合わせ、時差のある世界中の参加者に対応。出展者と参加者のマッチングシステムを導入し、オンライン・オフライン問わず商談機会を創出しています。
効果的なハイブリッド展示会の企画ステップ
目標設定と予算計画
ハイブリッド展示会を成功させるためには、明確な目標設定と綿密な予算計画が不可欠です。まず、展示会を通じて達成したいビジネス目標を具体的なKPI（重要業績評価指標）として設定しましょう。例えば：
- 獲得したいリード数（オンライン・オフライン別）
- 商談件数や成約率の目標
- ブランド認知度の向上指標
- 新規顧客獲得数
予算については、従来の展示会費用（会場費、ブース設営費、スタッフ人件費など）に加えて、オンライン配信のための機材費、システム利用料、専門スタッフの人件費などを計上する必要があります。総予算の約30%をオンライン関連の技術投資に割り当てるのが一般的な目安とされています。
ターゲットオーディエンスの分析
ハイブリッド展示会では、リアル参加者とオンライン参加者という2つの異なるオーディエンスを想定する必要があります。それぞれの特性を理解し、適切なアプローチを検討しましょう。
リアル参加者の特徴：
- 製品やサービスを実際に体験したいと考えている
- 対面でのコミュニケーションを重視している
- 地理的に会場へのアクセスが容易である
- 業界内のネットワーキングに積極的である
オンライン参加者の特徴：
- 時間や場所の制約がある
- 効率的な情報収集を重視している
- 特定のセッションやコンテンツに関心がある
- 国際的・地理的に分散している可能性が高い
これらの特性を踏まえ、両者にとって価値のある体験を設計することが重要です。
会場選びとオンラインプラットフォームの選定
ハイブリッド展示会の成功には、リアル会場とオンラインプラットフォームの選定が重要な鍵を握ります。以下に主要なプラットフォームと、それぞれの特徴を比較しました。
| プラットフォーム名 | 特徴 | 適した展示会タイプ |
|---|---|---|
| 株式会社展示会営業マーケティング ハイブリッドプラットフォーム |
高度なデータ分析機能、商談予約システム連携、多言語対応 | BtoB展示会、国際展示会 |
| Hopin | エキスポ機能、ネットワーキング機能が充実 | 交流重視の展示会 |
| vFairs | 3D仮想空間でリアルな展示会体験を再現 | 体験型展示会 |
| Zoom Events | 操作性が高く導入しやすい | 中小規模の展示会 |
リアル会場を選ぶ際のポイントは、高速で安定したインターネット環境が整っているか、ライブ配信に適した照明・音響設備があるか、そしてハイブリッド展示会に対応できる技術スタッフのサポートが得られるかという点です。
特に、会場のネットワーク環境はバックアップ回線を含めて事前に十分な帯域を確保することが非常に重要です。当日のトラブルを防ぐため、必ず事前の接続テストを実施しましょう。
ハイブリッド展示会の技術的準備と実装
必要な機材とシステム構成
ハイブリッド展示会を成功させるためには、適切な機材とシステム構成が不可欠です。以下に必要な機材のリストをまとめました：
- 映像機材：
- 高解像度カメラ（4K対応推奨）
- 三脚・ジンバルなどの安定装置
- スイッチャー（複数カメラの切り替え用）
- エンコーダー（映像信号をインターネット配信用に変換）
- 音響機材：
- ワイヤレスマイク（プレゼンター用）
- 指向性マイク（会場音収録用）
- オーディオミキサー
- ノイズキャンセリング機能付きヘッドセット
- ネットワーク機材：
- 専用の高速インターネット回線
- バックアップ用4G/5Gルーター
- LANケーブル（有線接続用）
- 配信・管理システム：
- 配信用PC（高性能グラフィックカード搭載）
- ライブ配信ソフトウェア
- 参加者管理システム
これらの機材は、展示会の規模や内容によって必要なスペックが変わります。専門の技術スタッフと相談しながら、最適な構成を検討することをお勧めします。
安定したネットワーク環境の確保
ハイブリッド展示会の成否を決める最も重要な要素の一つが、安定したネットワーク環境です。オンライン配信が途切れたり、画質が低下したりすると、オンライン参加者の満足度は大きく下がってしまいます。
まず、会場のインターネット回線は通常の共有Wi-Fiではなく、展示会専用の光回線やビジネス向け高速回線を確保することが必須です。目安として、HD品質の配信には最低でも上り10Mbps以上、4K配信なら25Mbps以上の安定した帯域が必要になります。
また、メイン回線のトラブルに備えて、必ずバックアップ回線を用意しましょう。最近では、5Gポケット型ルーターを複数台用意し、負荷分散しながら使用するという方法も効果的です。
さらに、配信の安定性を高めるために、以下のトラブル対策も事前に準備しておくことをお勧めします：
・事前に会場でスピードテストを実施し、実際の通信速度を確認する
・配信サーバーへの接続テストを行い、ファイアウォールなどの問題がないか確認する
・予備の配信用PCと機材一式を用意しておく
・停電に備えてUPS（無停電電源装置）を設置する
オンライン参加者とリアル参加者の接点作り
ハイブリッド展示会の大きな課題の一つは、オンライン参加者とリアル参加者の間に有意義な接点を作ることです。両者が互いに存在を感じ、相互にコミュニケーションできる環境を整えることで、展示会全体の価値が高まります。
効果的な接点作りの方法としては、以下のような取り組みが挙げられます：
1. 双方向コミュニケーションツールの導入
オンライン参加者からの質問やコメントをリアルタイムで会場の大型ディスプレイに表示し、プレゼンターが回答する仕組みを作りましょう。チャット機能やQ&Aプラットフォームを活用することで、オンライン参加者も議論に参加できます。
2. バーチャルブースとリアルブースの連動
リアルブースで行われている製品デモや説明を、オンラインでも同時に視聴できるようにします。また、オンライン参加者が興味を示した製品について、会場スタッフが詳細な説明やデモを行うという連携も効果的です。
3. ハイブリッドネットワーキングイベントの開催
リアル参加者とオンライン参加者が一緒に参加できるネットワーキングセッションを設けましょう。例えば、特定のテーマについてのディスカッションルームを設け、オンライン・オフライン双方から参加できるようにします。
ハイブリッド展示会の集客と運営のポイント
デジタルマーケティングを活用した集客戦略
ハイブリッド展示会の集客では、リアル参加者とオンライン参加者という2つの異なるターゲットに対して、効果的なアプローチが必要です。デジタルマーケティングを活用した集客戦略のポイントをご紹介します。
1. ターゲットセグメント別のコンテンツ設計
リアル参加者には「実際に製品に触れられる」「対面での商談ができる」といった会場参加のメリットを、オンライン参加者には「移動時間ゼロ」「好きな時間に視聴可能」といったオンライン参加のメリットを強調したコンテンツを用意しましょう。
2. SNSを活用したプロモーション
LinkedIn、Twitter、Facebookなどのプラットフォームを活用し、展示会の見どころや参加メリットを発信します。特に業界インフルエンサーとのコラボレーションは効果的です。ハッシュタグを設定し、参加者同士の交流も促進しましょう。
3. メールマーケティングの最適化
過去の参加者データベースを活用し、パーソナライズされたメールを送信します。リアル参加候補者には早期申込特典を、遠方の見込み客にはオンライン参加のメリットを強調するなど、セグメント別にメッセージを最適化することが重要です。
4. リターゲティング広告の活用
展示会ウェブサイトを訪問したものの登録に至らなかったユーザーに対して、リターゲティング広告を展開します。特に登録締切が近づいた時期に広告頻度を上げることで、潜在的な参加者の背中を押すことができます。
当日の運営体制と役割分担
ハイブリッド展示会を円滑に運営するためには、オンラインとオフライン両方をカバーする体制が必要です。以下に、効果的な運営体制と役割分担の例をご紹介します。
| 役割 | 主な業務内容 | 必要人数 |
|---|---|---|
| 全体統括責任者 | オンライン・オフライン全体の進行管理 | 1名 |
| リアル会場運営チーム | 来場者受付、会場案内、展示管理 | 3〜5名 |
| 技術配信チーム | カメラ操作、音響管理、配信制御 | 2〜3名 |
| オンラインモデレーター | オンライン参加者対応、チャット管理 | 1〜2名 |
| コンテンツ制作担当 | リアルタイム投稿、SNS更新 | 1名 |
| 技術サポート担当 | トラブルシューティング、緊急対応 | 1名 |
特に重要なのは、リアル会場とオンライン配信の連携です。スムーズな連携のために、スタッフ間の連絡手段（インカムやチャットツール）を確保し、定期的な状況共有を行いましょう。また、トラブル発生時の対応フローを事前に明確化しておくことも重要です。
データ収集と効果測定の方法
ハイブリッド展示会の大きなメリットの一つは、詳細なデータを収集できる点です。オンラインとオフラインのデータを統合して分析することで、展示会の効果を正確に測定し、次回の改善につなげることができます。
1. 収集すべき主要データ
- 参加者データ：登録者数、実際の参加者数（オンライン/オフライン別）
- エンゲージメントデータ：平均視聴時間、セッション別参加率、質問数
- 行動データ：ブース訪問数、資料ダウンロード数、商談リクエスト数
- コンバージョンデータ：リード獲得数、商談成立数、受注金額
2. データ統合のポイント
オンラインとオフラインのデータを統合するには、共通の参加者IDを発行し、すべての接点で同一IDを使用することが重要です。例えば、QRコードを活用して、リアル会場での行動とオンラインでの行動を紐づけることができます。
3. 効果測定の指標例
・ROI（投資対効果）：展示会にかかった総コストと、獲得した商談・受注から計算
・CPL（リード獲得単価）：総コスト÷獲得リード数
・エンゲージメント率：各コンテンツの視聴完了率や平均滞在時間
・NPS（推奨度）：参加者アンケートによる満足度と推奨意向
4. 分析と活用
収集したデータは、単に数値を見るだけでなく、セグメント別の傾向分析や、オンライン・オフライン参加者の行動パターンの比較など、多角的に分析することが重要です。これらの分析結果を次回の展示会計画に反映させることで、継続的な改善が可能になります。
まとめ
本記事では、オンラインとリアルを融合させたハイブリッド展示会の企画から実施までのポイントを解説しました。ハイブリッド展示会は、地理的・時間的制約を超えて多くの参加者にリーチできる一方で、リアルな体験価値も提供できる新しい展示会のスタンダードとなりつつあります。
成功のカギは、オンラインとオフラインそれぞれの特性を理解し、両者の強みを活かした設計を行うことです。また、安定したネットワーク環境の確保や、双方向コミュニケーションの仕組み作りなど、技術的な準備も重要になります。
株式会社展示会営業マーケティング（〒140-0002 東京都品川区東品川5-9-15-904、https://tenjikaieigyo.com/）では、ハイブリッド展示会の企画から実施までをトータルでサポートしています。これからの展示会は、単なるオンライン化ではなく、リアルとデジタルの良さを掛け合わせたハイブリッド形式が主流になるでしょう。本記事を参考に、効果的なハイブリッド展示会を実現し、ビジネスの新たな可能性を広げていただければ幸いです。